Para lograr un control de gestión exitoso es necesario atender ciclos de aprendizaje relacionados con lo operativo, estratégico y el contexto. A todos ellos hay que aplicar el ciclo PIRA o PDCA de Deming.

Para alcanzar la excelencia en ejecución y lograr equilibrar el valor actual con la creación de ventajas competitivas y creación de valor futuro, debemos gestionar tres diferentes sistemas de aprendizaje:

• Sistema de ejecución operacional o ciclo 1 de aprendizaje operativo.
• Sistema de ejecución de la estrategia o ciclo 2 de aprendizaje estratégico.
• Sistema de ejecución y ajuste de la estrategia o ciclo 3 de aprendizaje del contexto.

En todos ellos debemos aplicar el ciclo PIRA de Deming (planificar, implementar, revisar, aprender y actuar), o en inglés, ciclo PDCA (plan, do, check, act)

1. Sistema de ejecución operacional o ciclo 1 de aprendizaje operativo:

El ciclo de aprendizaje operativo se inicia con la planeación del trabajo, donde es necesario el uso óptimo de los recursos, equipo, personas, proveedores y seguridad. En este sentido, se define cómo se cubrirá la demanda y se planifica y evalúa el llamado forecast.

Luego, “implementar” significa cumplir con los tiempos, recursos y requisitos de calidad en los productos y servicios. En este tema es muy importante la comunicación, el control, el seguimiento de los procesos y el cumplimiento.

Posteriormente, se asegura de completar el trabajo, fase donde el cumplimiento de entregables e indicadores de impacto del proceso son fundamentales.

El ciclo termina con el paso de “aprenda de él”, el cual se incorpora a través del proceso de sincronización de ritmos, el que se realiza con una frecuencia diaria, semanal (análisis de retrospectiva semanal) y mensual (análisis del proceso).

2. Sistema de ejecución de la estrategia o ciclo 2 de aprendizaje estratégico:

Luego de asegurar el sistema de ejecución operativo, entonces garantizamos la excelencia en ejecución con el sistema de ejecución estratégico (ciclo 2).

Este es gestionado por equipos estratégicos y otras personas enfocadas en los equipos de cambio del negocio o proyectos de innovación, tanto incrementales (run the business [RtB]) o transformacionales (change the business [CHtB]), los cuales se alinean y reportan al CEO/gerente general y al comité de líderes senior de la organización.

Este sistema de aprendizaje de la estrategia se enfoca en gestionar la estrategia organizacional, en otras palabras, el proceso de rendición de cuentas estratégico.

Como decíamos, este es gestionado por los líderes y equipos de ejecución donde participan los equipos de proyectos (RtB y CHtB), en el que se revisan la ejecución de compromisos y planes de acción.

3. Sistema de ejecución y ajuste de la estrategia o ciclo de aprendizaje del contexto:

Finalmente, dado los rápidos y disruptivos cambios del contexto del mundo actual, necesitamos dominar el contexto, identificar cambios, nuevas discontinuidades o signos de transformación (ciclo 3).

Lo anterior nos permite anticipar tendencias y signos de cambio, así como descubrir nuevos retos estratégicos de futuro y aprender y ajustar nuestras actuales decisiones y planes estratégicos.

Entonces, para desarrollar una estrategia efectiva en medio del cambio constante de condiciones del contexto, los líderes efectivos en el mundo de hoy necesitan dominar su contexto.

Y para ello deben perfeccionar su capacidad para determinar qué cambios impulsarán la competitividad de su organización en el futuro. Por ejemplo, cambios de hábitos del cliente, nueva tecnología y tecnología en fases iniciales, competidores disruptivos, nuevas regulaciones, etc.

Estos líderes deben analizar sus planes con esta lupa y determinar si las estrategias y planes continúan, se ajustan o cambian; lo cual significa dar “golpes de timón a tiempo” a los elementos de la estrategia y del plan.

Es decir, evolucionar la ejecución y el aprendizaje de un ciclo operativo hacia uno estratégico, hacia uno de ajuste ágil a cambios del contexto.

Estos líderes no pueden tomar decisiones acertadas si no tienen un sentido de realismo. Este último viene de tener claridad y una adecuada comprensión de la realidad que los rodea. ¿Cómo lograrlo? Deben establecer sistemas adecuados de vigilancia y alerta temprana, así como responsables, equipos, reuniones, etc.