A partir de las definiciones estratégicas de una organización, surgen una serie de objetivos e iniciativas estratégicas, las que se traducen en una cartera de proyectos estratégicos. Hasta acá todo bien, sin embargo, el desafío es articular y desarrollar estos proyectos en forma adecuada mientras la organización y las personas siguen con su día a día.

A partir de nuestra experiencia, hemos identificado algunos aspectos esenciales que facilitan la gestión de una cartera de proyectos estratégicos, favoreciendo así el logro de sus objetivos:

 

1.   Establecer la estructura de gobierno junto con el proceso de seguimiento y control de la cartera de proyectos

El modelo de gobierno para una cartera de proyecto considera la definición de la instancia a la que los Jefes de Proyecto deben rendir cuentas respecto del avance de su proyecto, quiénes componen esta instancia, cuáles son las atribuciones de cada uno de los actores y con qué frecuencia se debe sesionar. Esta práctica genera un alto sentido de responsabilidad por parte de los Jefe de Proyecto junto con asegurar una cierta velocidad a cada uno de los proyectos. Por su parte, el foco en el control y seguimiento debe ser rastrear en todo momento el cumplimiento de los entregables comprometidos en plazo, costo y alcance.

2.   La figura del Sponsor

Lo fundamental en el quehacer de un jefe de proyecto viene dado por su experiencia y capacidades, pero también está limitado por estas mismas. Por esta razón, recomendamos tener un Sponsor, alguien con influencia en la organización, que tenga acceso a conocimientos y experiencia respecto de cómo se deben hacer las cosas, que represente cierta autoridad, que abra puertas al proyecto, que lo promocione en otras instancias, que tenga una visión integral y que tenga mayores grados de responsabilidad en la empresa. El Sponsor, en lo posible, debe ser alguien con una actitud optimista y realista a la vez.

3.   ¡Planificar bien un proyecto es clave!

Una planificación detallada se utiliza para una gran variedad de análisis y toma de decisiones. No solo permite tener claridad respecto de los entregables del proyecto, sino que, además, entrega una mirada y comprensión global respecto de los plazos involucrados, los costos y las necesidades de recursos, principalmente el tiempo de las personas involucradas. Es de suma importancia asegurar una adecuada planificación desde un inicio, porque todo el desarrollo del proyecto se basará en la calidad de dicha planificación.

4.   Comunicación y acuerdos con los stakeholders

Es necesario asegurar que todos los stakeholders que son parte de la toma de decisiones a lo largo del desarrollo del proyecto entiendan a cabalidad lo que el proyecto entregará, cómo lo hará para lograrlo, quiénes están involucrados, cuánto tiempo tomará y cuánto costará. Es básico asegurar que existe un entendimiento común del proyecto, el cual deberá estar documentado y formalmente aceptado.

5.   Gestionar las tareas del proyecto

Una vez que se inicia el proyecto, es necesario asegurar que el trabajo que se planificó hacer, efectivamente se realice. Esto significa un esfuerzo continuo en gestionar, hacer seguimiento y coordinar que las tareas se cumplan. Es importante establecer un seguimiento periódico tanto con el equipo como con el cliente (interno-externo). Un proyecto al que se le hace un seguimiento periódico, en general se desarrolla con pocas o nulas alteraciones. Además, esta práctica permite desarrollar el sentido de responsabilidad del ejecutor de la tarea en el proyecto, pues debe dar cuenta en forma periódica de su avance. El foco está en asegurar que los entregables se desarrollen según lo planificado (plazo, costo, alcance).

6.   Gestión del riesgo y problemas

Los problemas no desaparecen solos, tampoco los riesgos. Lo primero es la prevención, para ello es necesario identificar los riesgos y evaluarlos. Para aquellos riesgos de importancia se debe definir un plan de acción que mitigue la probabilidad de ocurrencia de ellos o el impacto que puedan generar. Finalmente, es necesario hacer un seguimiento tanto a los riegos como a los planes de acción definidos.

Una vez ocurrida una contingencia es necesario tomar acciones inmediatas, lo cual ayuda no solo a resolver el problema o controlar el riesgo, sino también a fortalecer el liderazgo y la confianza al interior del equipo y hacia los stakeholders.